Fusioner i forskningsbibliotekerne

Senest opdateret: 29.1.2009

Sammenlægninger og fusioner af forskningsbiblioteker (fx universitetsbiblioteker, uddannelsesbiblioteker, Professionshøjskoler m.v.) sker løbende. Denne side beskriver hvilke forhold I skal tage i betragtning i forhold til DBC: opdatering og sletning af poster i baserne, lånesamarbejdet gennem bibliotek.dk og Netpunkt, biblioteksvejviser og VIP-base m.v.

Indhold:


Navneskift - biblioteksnummerskift

Som udgangspunkt beholder bibliotekerne i en fusion deres hidtidige biblioteksnummer. Dog kan et navneskift komme på tale. Kulturstyrelsen udpeger et hovedbibliotek efter fusionen, mens de øvrige biblioteker får status af filialer.

Disse ændringer vil også slå igennem i forhold til Netpunkt, bibliotek.dk, vejviseren, BOB-base m.v.

Da de nye filialer beholder deres hidtidige biblioteksnummer, har de mulighed for fortsat at stå med selvstændige lokaliseringer i bibliotek.dk og DanBib. Det kræver at de stadig (efter sammenlægning) vedligeholder deres lokale baser i DanBib og bibliotek.dk med opdateringer. Men ofte vil en fusion bevirke at det nye biblioteksvæsen beslutter sig for at sammenlægge bibliotekskatalogerne til én selvstændig base. Derved fremstår biblioteket med kun én lokalisering i DanBib og bibliotek.dk, og de gamle lokaliseringer fjernes. Det er dog helt op til det enkelte bibliotek hvad de vælger.

Kontakt evt. DBC (att Bodil Dalgaard Møller).

Til toppen af siden


VIP-basen og det nye biblioteksvæsen

DBC gemmer oplysninger om biblioteker i VIP-basen (https://vip.dbc.dk). Herfra henter Netpunkt, bibliotek.dk, Biblioteksvejviser m.v. oplysninger om det enkelte bibliotek.

VIP-basen og Kulturstyrelsens biblioteksregister, BIBBAS

VIP-basen er bygget op så den afspejler Kulturstyrelsens biblioteksregister BIBBAS. Det betyder at Kulturstyrelsen vedligeholder VIP med stamdata vedr. bibliotekerne. Først og fremmest: biblioteksnavn, biblioteksnummer, om biblioteket er et lovbibliotek, oplysninger om kørselsordning, administrative data fælles for det samlede biblioteksvæsen, hvordan bibliotekerne hænger sammen i væsen, hovedbibliotek og filialer. Kulturstyrelsen opdaterer VIP-basen normalt hver mandag.

Alle offentlige biblioteker i Danmark har adgang til VIP-basen. Har I glemt eller forlagt jeres VIP-password: henvend jer til kundeservice.dbc.dk

Bibliotekernes egne VIP-data

Bibliotekerne vedligeholder selv de VIP-data som Netpunkt, bibliotek.dk og BOB-systemet bruger til fx opslag i Vejviser (navn-, adresse- og kontaktoplysninger på de enkelte betjeningssteder), oplysninger til brug for lånesamarbejdet (mailadresser, z39.50-adresser, url'er til opslag i lokalt bibliotekssystem), osv.

Væsen, hovedbibliotek, filialer, lokaliseringer

For hvert bibliotek er der i VIP-basen en beskrivelse af dets Biblioteksvæsen samt en beskrivelse af de enkelte betjeningssteder. Et af betjeningsstederne er så udnævnt til at være hovedbibliotek , og de øvrige er filialer.

Hvis væsnet har lokaliseringer i DanBib og bibliotek.dk, er det en stor fordel for funktionalitet i netpunkt.dk og bibliotek.dk at lokaliseringerne samles på hovedbibliotekets biblioteksnummer.

Beskrivelsen af et biblioteksvæsen rummer de data der er fælles for hele bibliotekssystemet (fx navn på leder, officiel mailadresse). Væsen og hovedbibliotek har samme biblioteksnummer, og de har ofte også samme postadresse m.v.; men de kan have forskellige adresser. I VIP-basen ligger hovedbibliotekets og væsnets oplysninger adskilt, og I skal selv vedligeholde vejviseroplysninger vedr. hovedbiblioteket. Også selvom de er identiske med biblioteksvæsnets (fx: Postadresse).

Kig selv i VIP-basen

Den nemmeste måde at illustrere det på er at I selv kigger i VIP-basen for et konkret bibliotek. Log ind i VIP-basen og gå ind i afsnittet A. Om biblioteket 1. Vejviser. En række data står i redigerbare inputfelter; det er de data I selv kan redigere og ændre i. En række data vises blot på skærmen. De står i ikke-redigerbare felter. Det er de data som Kulturstyrelsen vedligeholder, og som I ikke selv kan ændre i. De kan kun ændres ved henvendelse til Kulturstyrelsen. Det er først og fremmest oplysninger vedr. biblioteksvæsen, men også sådan noget som knudepunkt i kørselsordningen.

Har I glemt eller forlagt jeres VIP-password, så få et nyt hos kundeservice.dbc.dk.

Til toppen af siden


Sammenlægning uden skift af biblioteksnummer

Som udgangspunkt tildeler Kultursrtyrelsen ikke nye biblioteksnumre til de biblioteker der fusioneres. Det betyder så at de enkelte biblioteker også beholder deres Netpunkt, BOB- og VIP-adgangskode. Og de enkelte biblioteker kan beholde deres evt. poster/lokaliseringer i DanBib.

For anvendelsen af de enkelte produkter betyder dette:

Netpunkt/fjernlånsbestilling

  • Hvert bibliotek beholder sin adgangskode til Netpunkt.
  • Hvert bibliotek har mulighed for at sammensætte sit eget Netpunkt-abonnement.

Filialernes bestillinger bliver til filialbestillinger. VIGTIGT: det betyder at I for hver enkelt filial skal tage tage stilling til hvordan modtageren af bestillinger fra filialen skal se afsenderen af bestillingen:

  1. skal hovedbiblioteket være afsender?
  2. skal filialen være afsender?
  • ad 1) Hvis hovedbiblioteket er afsender ser modtageren af bestillingen kun hovedbibliotekets biblioteksnummer. De vil udlåne materialet - og udskrive køreseddel - til hovedbiblioteket. Filalens biblioteksnummer vil kun optræde som afhentningssted i en evt. mailkvittering til biblioteket eller i BOB-basen under DanBib afgivne.
  • ad 2) Hvis filialen er afsender, ser modtageren af bestillingen filialens biblioteksnummer; og vil udlåne til denne.

Dette valg - om en filial eller hovedbibliotek skal stå som afsender af filialens bestillinger - markerer I i VIP-basens afsnit D. Lånesamarbejde 1. Bestillinger C Afsender i bestilllingen for hver enkelt filial. Så vil det slå igennem for alle filialens bestillinger, uanset om de er skabt i Netpunkt, i BOB-basen eller ved automatisk fjernlån af en bibliotek.dk-bestilling.

Se nærmere i vejledningen Filialbestillinger - skal filialen være afsender eller afhentningssted? på: http://www.danbib.dk/index.php?doc=filialbest_afs

Adgang til VIP-basen efter sammenlægningen

Det nye hovedbibliotek har adgang til alle bibliotekernes VIP-baser. Det sker fra drop-downlisten Skift til: betjeningssted øverst på VIP-basens skærmbillede.

De enkelte biblioteker kan logge ind i VIP med deres eget biblioteksnummer og VIP-adgangskode, men har så kun adgang til at ændre i filialens egne data.

Adgang til BOB-basen efter sammenlægningen

  • Adgang til BOB-basen sker med biblioteksvæsnets adgangskode.
  • Hvis et betjeningssted kun ønsker at se og håndtere "egne" bestillinger, sker filtreringen via menuen i grænsefladen.
  • Hvis en filial videresender egne bestillinger fra BOB-basen, er det vigtigt at de vælger om filialen skal være afsender eller afhentningssted, jfr Netpunkt/fjernlånsbestilling ovenfor.
  • Se mere om BOB i BOb-vejledningen: http://www.danbib.dk/index.php?doc=bobvejl.

Til toppen af siden


Sammenlægning med skift af biblioteksnummer

Som nævnt får de fusionerede biblioteker som udgangspunkt ikke nyt biblioteksnummer af Kulturstyrelsen. Men man kan dog anmode om det, fx hvis man lokalt etablerer helt ny, fælles database og kun ønsker at optræde med én lokalisering i bibliotek.dk og DanBib.

Det er dog en større omlægning i både det lokale og centrale bibliotekssystem, og det kræver normalt omkørsel af hele den bibliografiske database, både lokalt og i bibliotek.dk og DanBib.

Hvis det kommer på tale, skal I først kontakte Kulturstyrelsen om biblioteksnumre biblioteksregister@bibliotekogmedier.dkog dernæst kontakte DBC for at aftale en særlig køreplan for omlægningen; henvend jer til kundeservice.dbc.dk.

Hvis der ved en fusion vælges at lade de nye filialer få nye biblioteksnumre, vil DBC kun oprette én Netpunkt-adgangskode for det samlede væsen. Det betyder at filialerne logger ind i Netpunkt med hovedbibliotekets biblioteksnummer og adgangskode. Og alle biblioteker i væsnet har den samme sammensætning af netpunkt-abonnement. Hvis de nye filialer i forbindelse med fjernlån ønsker at oprette filialbestillinger skal de:

  1. Rette afsender på Netpunkt-bestil-blanketten til filialens nummer.
  2. Udfylde VIP-basens afsnit D. Lånesamarbejde 1. Bestillinger, feltet D. Afsender i bestillinger (kun for filialer)

Se vedledning i dette: http://www.danbib.dk/filialbest_afs - samt afsnittet Netpunkt/fjernlånsbestilling ovenfor.

Til toppen af siden