Aflevering af data fra folkebibliotekerne til DanBib

Sidst opdateret: 16. juni 2017

Indhold:

Aflevering til DanBib

En dataoverførsel består i princippet af to filer:

  1. datafilen, som indeholder bibliografiske data (poster) eller lokaliseringsindberetninger (faustnummer) - dvs. datafilen skal oprettes i jeres eget system
  2. en lille transaktions-fil ('transfil') - som - i struktureret form - indeholder tekniske oplysninger om datafilen, og som bruges af den automatiske behandling af datafilen på DBC's Posthus.

Du kan vælge mellem 2 forskellige metoder til at aflevere data til DanBib-basen på:

  1. I netpunkts 'DBC's Posthus' ved udfyldning af en webformular:
    Hvis I vælger denne metode skal I "kun" sørge for datafilen, mens webformularen automatisk danner en trans-fil med korrekt indhold (ud fra jeres udfyldning af formularen), og sørger for selve dataoverførslen til DBC's Posthus. Se mere nedenfor i afsnittet 'Hvordan afleverer du data'
  2. Via datafiler og transaktionsfiler med ftp til DBCs posthus:
    Med denne metode skal I enten selv lave data- og transfiler ved "håndkraft" - samt selv sørge for ftp-overførslen - eller (mere almindeligt): jeres lokale bibliotekssystem har rutiner til dette. Metoden er nærmere beskrevet i dokumentet:
    Vejledning i udformning af transfiler ved ftp-dataoverførsel til DBC - for folkebiblioteker.
    En generel gennemgang af ftp-overførsel får du i dokumentet:
    Overførsel af data til DBCs posthus med ftp.

Spørg evt. leverandøren af jeres lokale bibliotekssystem, hvilken metode de anbefaler.

Til toppen


Hvilke data kan du aflevere?

Datafiler fra folkebiblioteker kan være følgende typer:

  1. lokaliseringsindberetninger på faustnummer
  2. bibliografiske poster i marcformat
  3. indberetning af supplerende emneord og noter til bibliografiske poster
  4. foreløbige poster

Til toppen


Hvilke formalia skal dine data overholde?

Datafiler skal udformes som 'plain text'-filer (uden teksformatering), og filnavne må ikke indeholde blanktegn eller underscore-tegn

Lokaliseringer

Lokaliseringer inkl. beholdningsnoter (også kaldet PIF-note eller lang note) indberettes på faustnummer og skal overholde nedenstående Bestillings- og indberetningsformat.

Lang note kan anvendes til alle beholdningsangivelser og er altså ikke begrænset til brug ved periodika.

Lokaliseringer til periodika skal ske på singleposten (PIF-posten).

Lokaliseringer kan indberettes dagligt og er visbare i DanBib dagen efter indberetning, men er dog først søgbare ugen efter, da lokaliseringsregistrene kun køres i weekenderne.
Lokaliseringer bør sendes løbende, gerne dagligt, for at undgå unødvendige fjernlån af ting som haves lokalt.

Bibliografiske poster

Nedenstående erstatter det tidligere dokument 'Retningslinier for folkebiblioteker om offline inddatering til DanBib' med underbilag.

Rammeaftale:

Før et folkebibliotek kan levere bibliografiske poster til DanBib skal DBC og leverandøren af det lokale bibliotekssystem have underskrevet en særlig rammeaftale. Der er p.t. rammeaftaler med: Axiell og Fujitsu.

Bibliografisk format:

I DanBib er samtlige bibliografiske poster formateret i danMARC2, og bibliotekernes poster valideres i forhold til dette format og praksis for folkebiblioteker. Udover danMARC2 skal de bibliografiske poster overholde retningslinier i nyeste udgave af disse formateringsvejledninger:

DBC kan ændre i afleverede data og afvise poster, der ikke opfylder kravene. De afviste poster returneres til dig på print med bemærkninger om årsagen til afvisningen.
Afgrænsning:

Du kan aflevere bibliografiske data på alle materialetyper. Materialer der ikke indgår i det interurbane lånesamarbejde skal kun indberettes, hvis katalogiseringen har relevans for katalogiseringssamarbejdet. DBC kan afvise data, hvis katalogiseringen ikke er af fælles interesse.Materiale der er relevant for nationalbibliografien bør afleveres til registrering i DBC, i stedet for at man selv katalogiserer det. Kontakt: DBCs kundeservice

Niveau:

Nye titler skal katalogiseres efter de aktuelle regler for katalogisering, klassifikation og indeksering. Katalogiseringsniveauet skal svare til DBC's niveau for bibliotekskatalogisering.
Foreløbige poster indberettes på lavere niveau. Dette angives således: felt 008 delfelt v=4 samt felt 652 delfelt m=Uden klassemærke.
Andre biblioteker har mulighed for at supplere og 'overtage' bibliografiske poster - herunder også foreløbige poster. Det bibliotek der senest har opdateret en post har sin "ejerkode" i s10.

Titler, som kun findes registreret i kortkatalog og indberettes i forbindelse med en retrokonvertering, skal ikke omkatalogiseres efter de aktuelle regler, men kan afleveres formateret i danMARC2 ud fra den gamle katalogisering. Dog skal de som minimum indeholde oplysninger der skal bruges til dobbeltpostkontrol, verifikation m.m.:

  • Navneformer, serie, emneord og uniforme titler skal være verificeret som ved nye katalogiseringer.
  • Minimumsoplysninger er felterne: 004, 008, 009, 021, 100, 110, 239, 245, 260, 300, 440, 652 el. 654 i det omfang de er relevante.

Undervisning:

Biblioteket skal have modtaget den fornødne undervisning fra DBC

Teknisk format:

Som rammeformat anvendes ISO2709-format - se dokumentet:
IS02709-format.

Til toppen


Hvordan afleverer du data?

Metode 1: web-formular på DBCs posthus

Efter indlogning på DBCs posthus i netpunkt.dk kan du benytte en webformular til at sende data. Du finder den ved at åbne mappen 'Data til DBC' og derefter mappen 'Aflevering af data':

  • Angiv den type data det drejer sig om:
    - MARCposter fra folkebiblioteker
    - Lokaliseringsindberetninger fra folkebiblioteker
  • udfyld formularen
  • udpeg datafilen på det lokale system ved hjælp af "Gennemse"-funktionen
  • klik på 'Send'

Den udfyldte webformular genererer automatisk en korrekt 'transfil', der sendes til Posthuset sammen med datafilen ved klik på Send. Du får en mail som kvittering på at filen er modtaget på DBCs posthus.
Se eksempel på udfyldt webformular (GIF).

Du kan se flere oplysninger om aflevering af data via webformularen i 'Hjælp og info' på DBCs posthus i netpunkt.dk. Hvis du vil vide mere om transfiler, kan du se eksempler i dokumentet:
Vejledning i udformning af transfiler ved ftp-dataoverførsel til DBC - for folkebiblioteker

Metode 2: datafiler og transfiler med ftp til DBCs posthus

Metoden er beskrevet i dokumentet:
Vejledning i udformning af transfiler ved ftp-dataoverførsel til DBC - for folkebiblioteker

ftp-overførslens tekniske parametre er beskrevet i dokumentet:
Overførsel af data til DBCs Posthus med ftp.

Dokumentation for selve transfil-formatet - inkl. alle tilladte parameterværdier - kan du se i dokumentet:
Transfil-format til udveksling af data med DanBib (PDF)

Til toppen


Behandling af filen på DBCs posthus

På DBCs Posthus sker følgende:

  • i DBCs posthus tjekkes der en gang i minuttet, om der er kommet nye datafiler
  • de enkelte datafiler tjekkes for fejl i forhold til rammeformatet
    - hvis formatet er overholdt, sendes en e-mail fra den såkaldte Postmester til afsenderen med status OK og filen sendes videre til intern behandling i DBC
    - hvis formatet ikke er overholdt, afvises hele filen, og en e-mail sendes til afsenderen med status not OK og besked om fejlens art
  • hvis mailen med resultatfilen ikke kan læses af tekniske årsager, bliver biblioteket kontaktet af den ansvarlige for Data-ind for folkebiblioteker.

    Til toppen


    Arbejdsgange

    Katalogisering lokalt:

    • første gang et bibliotek ønsker at indberette MARCposter kontaktes DBCs kundeservice
      (e-mail: kundeservice.dbc.dk)
    • hvilke materialer, der kan afleveres, aftales mellem biblioteket og DBC
    • umiddelbart før katalogisering kontrollerer du om titlen/udgaven er i DanBib 'DBCkat' eller i en ajourført basekopi. Alle ordningselementer (navne, serier, emneord og uniforme titler) skal kontrolleres for korrekt form. Du sikrer at visse formelle krav er overholdt ved hjælp af validering i dit lokale inddateringssystem. Det er beskrevet i Validering af lokale poster
    • posten tildeles et faustnummer i sekvensen 9 000 000 X - 9 999 999 X
    • posterne sendes til DBC i maskinlæsbar form. Udvekslingsformatet er danMARC2
    • posterne bør leveres løbende, helst ugentligt, for at minimere risikoen for dobbeltposter i DanBib på grund af sammenfald med indberetninger fra andre biblioteker
    Flerbindsværker:
    • flerbindsværker afleveres samlet. Hovedposten, eventuelle sektionsposter samt alle bindposter afleveres i denne rækkefølge
    • supplerende sektions-/bindposter kan afleveres uden hovedpost, hvis hovedposten allerede findes i DanBib, base 'DBCkat' (ejer:870970)
    • når du afleverer supplerende sektions-/bindposter til flerbindsværker som er indberettet af andre, skal dine sektions-/bindposter blot indeholde de korrekte faustnumre fra felt 013/014 i de eksisterende poster, som de optræder i DanBib 'DBCkat'. Det er vigtigt at faustnumrene er korrekte, da fejl som ikke fanges af DBC's validering kan betyde, at bindposter f.eks. tilføjes et forkert flerbindsværk
    Rettelse af egne katalogiseringer:
    • DBC forudsætter, at indsendte poster er kontrolleret og korrekturlæst lokalt, så efterfølgende rettelser begrænses til et minimum
    • rettelser af tidligere indsendte poster indberettes med det centrale faustnummer i felt 001a. Biblioteket rådes til at ajourføre den lokale base med 'Decentrale dataleverancer' eller ved download fra DanBib. DBC retter af og til navneformer, dk5-opstilling eller andet i posterne og disse rettelser vil blive overskrevet hvis biblioteket senere eksporterer en ikke ajourført post til DanBib
    Foreløbige poster:
  • Foreløbige poster er poster som oprettes på bestillingstidspunktet. (PDF-fil)Opdatering af ufuldstændige katalogiseringer:
    De ufuldstændige katalogiseringer, der findes i DanBib 'DBCkat' (gamle såvel som nye katalogiseringer) med særlig niveaumarkering (felt 008 v = 4), kan opdateres til den aktuelle standard. I så fald ændrer du felt 008 v til værdien: 0.

    Rettelser og tilføjelser til folkebiblioteksejede og ikke-folkebiblioteksejede poster:
    Se vejledning i dokumentet: Arbejdsgange ifm. rettelser og tilføjelser til folkebiblioteksejede og ikke-folkebiblioteksejede poster (PDF-fil 194 KB)

    Klassesæt:

    • Der kan kun oprettes én post på klassesæt. Denne post skal anvendes af efterfølgende biblioteker uanset om antallet afviger
    • posten laves som almindelig monografipost. Følgende formatkoder er obligatoriske, bl.a. af hensyn til match i DanBib:
      Felt 009 *aa *gxy *hxx
      Felt 245 … *ø Klassesæt
      Felt 300 *n 1 klassesæt à 20 bøger *a xx sider
    • det angivne antal på 20 er blot et eksempel
    • evt. afvigende antal eksemplarer kan angives i lang note ved lokaliseringsindberetningen

    Behandling af de fremsendte poster i Dansk BiblioteksCenter:

    • posterne gennemgår en maskinel behandling som er nærmere nedenfor i afsnittet: Validering af lokale poster
    • posterne gennemløber også en dobbeltpostkontrol.
    • posterne kan derefter indgå i DBCs dataleverancer.

    Terminer:

    • poster som DBC modtager senest torsdag kl. 12 vil normalt være søgbare i DanBib den efterfølgende mandag.
    • poster der fanges af dobbeltpostkontrol, eller poster som indeholder formelle fejl vil være færdigbehandlet senest 1 uge efter at DBC har modtaget dem. Det kan dog vare længere hvis der i en periode afleveres mange flere poster end normalt.

    Til toppen


    Validering af lokale poster

    Nedenfor henvises til danMARC2-felter og -delfelter, se den officielle danMARC2-dokumentation:
    danMARC2 : Edb-format til inddatering og udveksling af bibliografiske data i maskinlæsbar form

    1. Obligatoriske felter/delfelter

    De indberettede poster skal indeholde følgende felter/delfelter:

      001 00 a Faustnummer
      001 00 f Format
      004 00 a Kode for bibliografisk posttype
      004 00 r Kode for poststatus (kun 'n' eller 'c')
      008 00 t Kode for bibliografisk kategori ('p' ved periodica)/td>
      008 00 a Udgivelsesår (obligatorisk hvis 008 delfelt v=0)/td>
      008 00 v Kode for katalogiseringsniveau ('0' eller '4')/td>
      009 00 a Kode for generel materialebegnelse
      009 00 g Kode for specifik materialebegnelse
    (kun enkeltstående poster og hovedposter)
      245 00 a Hovedtitel/sektionstitel/bindtitel, undtagelse:
    - i bindposter skal delfelt a, g eller begge forekomme
    - i sektionsposter skal delfelt a, n eller begge forekomme
      s10 00 a Biblioteksnummer

    2. Tilladte felter/delfelter

    Hvilke numeriske felter det er tilladt at bruge kan du se i danMARC2, suppleret med felt s10. I DanBib 'DBCkat' anvendes dog ikke følgende felter: 012, 027, 029, 030, 033, 034, 035, 043, 048, 050, 060, 070, 079, 080, 085, 086, 087-089, 247, 248, 257, 518, 540, 559-595, 597-599, 860-879.

    Med hensyn til emnebehandling (felterne i 600-rækken) anvendes de felter, der vedrører DK5 (652 og 654) og de felter, der indeholder emneord tildelt efter DBC's emneindekseringsprincipper. Hvilke emneordsfelter, der anvendes kan du se i DBC's indekseringsvejledninger for faglitteratur, skønlitteratur og musik:

    Fra april 2014 anvendes herudover felterne 650 (Library of Congress og analoge emneord)og 651 (Library of Congress og analoge emneord indledt med geografisk navn)

    Med hensyn til :

    • brug af delfelter
    • ikke-tilladte felter
    • gentagelse af felter/delfelter
    henvises til reglerne i danMARC2. Ikke-tilladte felter/delfelter bliver filtreret fra inden posten indlægges i DanBib.

    3. Henvisningsfelter

    I henvisningsfelter 9-- skal der forekomme et delfelt z. Feltet, der henvises til i delfelt z, skal forekomme i posten.

    Katalogiseringsreglernes metode 2b til sammenkædning af henvisninger skal anvendes. Metoden er en tilføjelse i indledningen til felt 900-968 i danMARC2-dokumentationen, se:
    danMARC2: Felt 900-968 - Henvisninger.

    Eksempler findes blandt andet i de 3 formatvejledninger som bruges i forbindelse med formatundervisningen.

    4. Validering i øvrigt

    Der foretages modulus 11-check i følgende felter:

      001 00 a Faustnummer
      013 00 a Faustnummer
      014 00 a Faustnummer
      021 00 a ISBN
      022 00 a ISSN

    Og der foretages modulus 13-check i følgende felt:

      021 00 e ISBN

    Når 009 a= 'a' (bogligt materiale) skal følgende felter/delfelter forekomme:

      008 00 t Kode for bibliografisk kategori
      008 00 b Kode for udgivelsesland
      008 00 l Kode for hovedsprog

    I aleneposter (enkeltbindsværker) med 009 a ikke = 's' samt i alle hovedposter skal forekomme:

      652 00 'm' eller 'o' DK5-opstillingsklassemærke
      - eller -
      654 00 'm' eller 'o' forældet DK-klassemærke

    I hovedposter må følgende felter ikke forekomme:

      008 00 t Kode for bibliografisk kategori
      014 00 a Faustnummer på hovedpost

    I bind- og sektionsposter må følgende felter/delfelter ikke forekomme:

      009 00 a Generel materialebetegnelse
      009 00 g Specifik materialebetegnelse
      038 00 (alle delfelter) Opstillingssignatur for børnelitteratur
      100 00 (alle delfelter) Opstillingselement (personnavn)
      110 00 (alle delfelter) Opstillingselement (korporationsnavn)
      652 00 m eller n og o  

    Når 009 a = 's' (musikoptagelser) skal følgende felter/delfelter forekomme:

      039 00 a Opstillingssignatur for musikoptagelser
      652 00 m DK5-hovedklassemærke

    Felt 014 skal forekomme netop én gang i bind- og sektionsposter. Feltet skal indeholde korrekt reference til hoved- og sektionsposter. Feltet må ikke forekomme i andre poster. Når en bindpost refererer til en sektionspost i felt 014 kan bindposten også indeholde et felt 013, der refererer til hovedposten.

    Felterne 100/110 kan ikke forekomme i samme post.

    Der tjekkes på alle felt- og delfeltnavne i forhold til danMARC2-formatet:

    • må feltet/delfeltet forekomme
    • er feltet/delfeltet obligatorisk
    • må feltet/delfeltet gentages
    • må feltet/delfeltet altid forekomme samtidigt med et andet felt/delfelt
    • må feltet/delfeltet aldrig forekomme samtidigt med et andet felt/delfelt

    Der foretages tjek på:

    • benyttede koder i delfelter til felterne 001-009 og 039
    • om lande- og sprogkoder følger Bilagsoversigten til danMARC2

    Fejlposter

    Poster med fejl i forhold til beskrivelsen i punkt 1, 3 og 4 vil blive afvist. Print med fejlens art angivet i felt e01 vil blive returneret til biblioteket. Faustnummer på dobbeltpost står i felt e99.
    Spørgsmål i forbindelse med formatering og validering kan rettes til: DBCs kundeservice

    Til toppen


    Faustnummerfelter

    Nøglefelter:
    Udover det entydige faustnummer i felt 001 a kan en post i tidens løb have været identificeret ved andre faustnumre. Centrale faustnumre bevares altid i 002 a. Det decentrale faustnummer - det nummer der i den indberettede post stod i 001 a - ertattes i 001 a af det centrale faustnummer, og det oprindelige bevares i 002 b,c,x.

      Felt: Delfelt: Indhold:
      001 - Primært faustnummer
      001 a Faustnummer
      001 b Biblioteksnummer
      001 f Format
      Felt: Delfelt: Indhold:
      002 - Tidligere faustnumre
      002 a Faustnummer
      002 b Biblioteksnummer
      002 c Decentralt Faustnummer
      002 x Delfelt b og c konkateneret

    Normal behandling af faustnumre i lokale poster:
    Ved en posts oprettelse i den lokale base tildeles et faustnummer fra sekvensen 9 000 000 X-9 999 999 X

    Ved postens behandling i DBC med efterfølgende indlæggelse i DanBib tildeles et faustnummer frasekvensen 4 000 000 X - 4 899 999 X. Det lokale faustnummer overføres til felt 002, og biblioteksnummer tilføjes for entydig identifikation.

    Alenepost:

     
      Felt: Delfelt: Indhold:
      001 a 4 --- --- -
      002 c 9 --- --- -
      002 b Biblioteksnummer
      002 x Delfelt b og c konkateneret

    Hovedpost:

     
      Felt: Delfelt: Indhold:
      001 a 4 --- --1 -
      002 c 9 --- --- -
      002 b Biblioteksnummer
      002 x Delfelt b og c konkateneret

    Bindpost 1:

     
      Felt: Delfelt: Indhold:
      001 a 4 --- --- --2 -
      002 c 9 --- --2 -
      002 b Biblioteksnummer
      002 x Delfelt b og c konkateneret
      014 a 4 --- --1 -

    Bindpost 2:

     
      Felt: Delfelt: Indhold:
      001 a 4 --- --- --3 -
      002 c 9 --- --3 -
      002 b Biblioteksnummer
      002 x Delfelt b og c konkateneret
      014 a 4 --- --1 -
    5. DBC's supplerende danMARC2-postvalidering:

    Udover den validering der er nævnt under afsnit 4 gennemløber posterne yderligere en validering som her udlægges specielt med tanke på systemleverandører og andre systemansvarlige:DBC's danMARC2 postvalidering (pdf)

     

    Til toppen