Automatisk fjernlån af bibliotek.dk-bestillinger

Sidst opdateret 26.01.2016

På denne side finder du generel information om automatisk fjernlån af bibliotek.dk-bestillinger. Vejledning i at sætte VIP-basen op til automatisk fjernlån (både for afprøvning og drift) finder du her:
Vejledning i opsætning af automatisk fjernlån

Generel information om VIP-basen:
VIP-vejledning (pdf)

Indhold

 

Hvad er formålet med automatisk fjernlån af bibliotek.dk-bestillinger?

De vigtigste formål er:

  • At frigøre ressourcer på bibliotekerne ved at automatisere manuelt arbejde med bibliotek.dk-bestillinger.
  • At lånerne får det ønskede materiale hurtigere.
  • At bestillinger spredes mere ud til flere biblioteker.

Det opnår vi ved at en bibliotek.dk-bestilling kan laves til et fjernlån automatisk. Det vil sige: automatisk sendes til det bibliotek der først kan opfylde lånet (hvor materialet udlånes og står på hylden eller der er kortest reserveringskø). Derved overtager maskinerne arbejdet med at finde det bibliotek der først kan opfylde lånet. Et arbejde som ellers er lavet manuelt i BOB-basen eller Netpunkt.


Hvordan foregår det i praksis?

Systemet bygger på gensidig accept fra både låntager (det bibliotek der sender bibliotek.dk-bestillingen automatisk videre) og långiver (det bibliotek der modtager bestillingen som fjernlån automatisk).

Det indebærer at låntagende bibliotek via VIP-basen har kontrol over:

  • Hvilke bestillinger der automatisk sendes videre.
  • Hvilke biblioteker der modtager bestillingerne.

På samme måde har de långivende biblioteker kontrol over hvilke typer af bestillinger de vil modtage automatisk. De skal nemlig selv aktivt sige Ja til dette (også i VIP-basen). Så kun hvis begge parter siger ja til automatiske bestillinger bliver en bestilling sendt automatisk!

Bestillinger der - af den ene eller den anden grund - ikke kan automatiseres, sendes til brugerens bibliotek som en almindelig bibliotek.dk-bestilling. Og herfra kan den så gå videre til de långivende biblioteker; men altså først efter en manuel proces.

Det betyder - for de långivende biblioteker der siger Nej til at modtage bestillinger automatisk - at de måske modtager bestillingen alligevel! Men så først efter at den har været en tur omkring personale på det låntagende bibliotek.

Alle valg og indstillinger vedrørende automatisk fjernlån af bibliotek.dk-bestillinger opretter biblioteket i VIP-basen, i afsnittet E. Automatisk fjernlån.

Når en bestilling ikke sendes automatisk videre, forsynes den med en note i BOB-grænsefladen til låntager om årsagen til dette (fx at ingen biblioteker ville levere automatisk, at det var for nyt osv.).


Låntagende bibliotek: hvilke bestillinger kan vi automatisere?

Som Låntagende bibliotek bestemmer biblioteket i VIP-basen hvilke bibliotek.dk-bestillinger der vil blive forsøgt bestilt automatisk. De mulige indstillinger omfatter:

  • materialetyper
  • hvor nyt er materialet
  • valg af långivende biblioteker
  • betingelse for automatisrering: materialet umiddelbart tilgængeligt eller oprettes reservering?

Materialetyper

Følgende materialetyper kan slås til eller fra:

  1. Bøger på dansk
  2. Bøger på andre sprog
  3. Lydmaterialer på cd
  4. Lydmaterialer på bånd
  5. Indspillet musik
  6. Noder
  7. Video/dvd (brugsretskategori A,B,C+ og D)
  8. Cd-rom, herunder: Spil (PlayStation, Nintendo, X-Box, DVD-rom)

Det betyder at andre materialetyper (først og fremmest tidsskrifter og artikler) ikke vil blive automatiseret.

Hvor nyt er materialet

Bibliotekerne kan sætte en nyhedsperiode (i antal dage) som betingelse for automatisk fjernlån. Det betyder at materialet ikke må være nyere end xx antal dage hvis det skal bestilles automatisk. Da bibliografiske poster ikke indeholder en udgivelsesdato (højest et udgivelsesår), bruger vi datoen for postens oprettelse i bibliotek.dk til at regne ud om et materiale er for nyt til at bestilles automatisk.

Valg af långivende biblioteker

En bibliotek.dk-bestilling videresendes kun automatisk til biblioteker der har sagt Ja til at modtage automatisk genererede bestillinger. I VIP-basen kan låntagende bibliotek vælge mellem de mulige långiver-biblioteker, enten Alle biblioteker eller udpege fra en liste over de mulige biblioteker.

Oprettes reservering?

For hver materialetype kan I vælge mellem Reserveres og Reserveres ikke. Reserveres betyder at bestilling sendes til hurtigste leverandør, selvom materialet er udlånt alle steder (der er kun gule lamper). I så fald vælges det långivende biblioteket med den korteste ventetid.

Vælger i Reserveres ikke for en materialetype, betyder det at bestillingen kun automatiseres hvis der blandt et af de långivende biblioteker er et ledigt eksemplar på hylden (grøn lampe). Hvis materialet er udlånt alle steder, bliver bestillingen ikke sendt automatisk. I må så håndtere den manuelt og selv vælge en leverandør.

Husk at kopiere ændringer i indstillinger i VIP-basen til filialer. I princippet kan de enkelte folkebiblioteksfilialer dog have egne indstillinger for automatisk fjernlån.


Långivende bibliotek: hvilke bestillinger vil vi modtage automatisk?

Som Långivende bibliotek bestemmer biblioteket i VIP-basen hvilke automatisk genererede bibliotek.dk-bestillinger de vil modtage fra de låntagende biblioteker. De mulige indstillinger omfatter:

  • materialetype
  • hvor nyt materialet er.

Materialekategorier og nyhedsindstillinger er de samme som for låntagende biblioteker.

Den mest restriktive vinder

Både som låntagende og långivende bibliotek kan I frit vælge mellem de mulige materialetyper og nyhedsperiode. Det er den mest restriktive der vinder, fx: hvis:

  • en låntager har sagt at materialet skal være mere end 30 dage gammelt
  • eneste långiver har sagt 180 dage
  • posten på materialet som låneren ønsker er 100 dage gammel

Så vil bestillingen ikke blive sendt automatisk til långiver.

Den sendes som almindelig bibliotek.dk-bestilling til låntagende bibliotek. Som manuelt tager stilling til hvor den skal sendes til. Fx til det långivende bibliotek med 180-dages-reglen, som så må tage stilling til om de vil låne materialet ud.


Hvordan udvælges långivende bibliotek?

Långivende bibliotek (det bibliotek der modtager bestillingen) vælges ud fra:

  1. Hvem blandt de lokaliserede biblioteker har sagt Ja til at modtage denne bestilling automatisk - og er disse biblioteker med på låntagende biblioteks liste over långivere?
  2. Hvem kan levere hurtigst?

Punkt 1. bestemmes ud fra den bibliografiske post samt bibliotekernes valg i VIP-basen.

Punkt 2. afgøres ved et holdingsopslag direkte mid lokalsystemet på de mulige biblioteker.

Holdingssopslag

En forudsætning for at et bibliotek kan optræde som Långiver i automatisk fjernlån er at det lokale bibliotekssystem kan besvare en holdingsforespørgsel (via z3950 eller http-iso20775). Det er den samme teknik som kendes fra Netpunkts funktion Vis lokal beholdning. For at være långiver skal I kort sagt have "farvede lamper" ud for jeres lokaliseringer i Netpunkt. Det er altså bibliotekets bibliotekssystem der afgør dette. Se mere om dette på DanBib-info-siden Vis lokal beholdning. Her finder du også et afsnit om teknikken bag et sådant opslag. 

Hvis flere biblioteker kan levere? Lånevejenes betydning.

Hvis svaret på holdingsopslaget er at flere biblioteker kan opfylde lånet med samme leveringsdato (enten straks eller senere), vil systemet sende bestillingen til det bibliotek der står øverst i låntagende biblioteks Lånevej. Dvs. står øverst i den tabel der sorterer låntagende biblioteks lokaliseringer i DanBib. Denne tabel kan hvert enkelt bibliotek selv redigere. Det sker i VIP-basens afsnit 2. Låneveje (under D. Lånesamarbejde). Se mere om redigering af låneveje i VIP-hjælpeteksten til 2. Låneveje.

Hvad med brugerens interessedato?

Når brugeren udfylder sin bestilling i bibliotek.dk, angiver hun en sidste interessedato for hvornår materialet ønskes. BOB-systemet sammenholder denne sidste interessedato med de leveringsdatoer som bibliotekerne oplyser i holdingsopslaget. Hvis intet bibliotek kan levere materialet inden udløbet af låneres interessedato, bliver bestillingen ikke automatiseret; men sendes til brugerens bibliotek til manuel opfølgning.


Hvad med filialbestillinger?.

I skal tage stilling til om de bestillinger, hvor en bruger har valgt en filial som afhentningssted, skal have hovedbiblioteket eller filialen som afsender af den automatiske bestilling. Det gør I i VIP-basens afsnit D. Lånesamarbejde, 1. Bestillinger og lån, Afsender af bestilling. Skriv biblioteksnummer for det betjeningssted der skal være afsender af bestillinger (hovedbibliotek eller filial).

Se mere om hvordan I gør dette:
Om filialbestillinger.


Test eller drift?

I VIP-basen kan I som låntager at vælge mellem Test og Drift af automatisk fjernlån under de enkelte materialetyper. Når I vælger "Test" bliver bestillingerne ikke sendt automatisk til andre biblioteker, men I får skrevet noter i bestillingerne om resultatet af behandlingen: kandidat til automatisering eller automatiseres ikke, plus årsagen til dette.

I kan se en vejledning i at udfylde VIP-basen - på DanBib.dk-siden:
Vejledning i opsætning af automatisk fjernlån.

Hvordan har andre biblioteker valgt?

I udviklingenen af systemet har vi fra DBC bl.a. arbejdet sammen med bibliotekerne i København, Roskilde, Vejle, Herning, Århus og Ålborg. Vi har efter aftale med disse seks biblioteker lavet en oversigt over hvordan de har udfyldt deres VIP-base mht. automatisk fjernlån (bemærk oplysningerne i skemaet er fra 2006 og kan have ændret sig):
Oversigt over seks bibliotekers VIP-baser (åbner i nyt vindue)

I skemaet er der også mailadresser på kontaktpersoner på de enkelte biblioteker. De svarer gerne på spørgsmål om deres valg.


Automatisk fjernlån af eget materiale

Automatisk fjernlån af eget materiale har kørt som forsøg i 2014, og er videreført i drift i 2015.
Rapport fra forsøget

I har mulighed for at lade bestilsystemet lave automatisk fjernlån ud af bestillinger på jeres egne udlånte materialer. Her skal I for hver materialetype kun vælge mellem:

  • Ja
  • Nej
  • Test

Betydning af disse valg:

  • Hvis I ikke under nogen omstændigheder ønsker automatisk fjernlån af eget materiale, vælg Nej - dette er også den fast forvalgte indstillling (default).
  • Hvis I ønsker at undersøge muligheder og konsekvenser af automatisk fjernlån af eget materiale, UDEN at bestillingerne sendes "rigtigt", vælg: Test.
  • Hvis I ønsker at deltage i forsøget og udnytte muligheden for automatisk fjernlån af eget materiale, vælg: Ja.

Vælger i Ja eller Test, ligger alle øvrige indstillinger fast i systemet i form af to profiler:

  1. Profil 1: tilpasset folkebiblioteker
  2. Profil 2: tilpasset FFU-biblioteker

ved at vælge en af disse to profiler sættes indstilling for:

  • Materialets alder: Profil 1: materialet skal være over 365 dage gammelt, profil 2: ingen krav til materialets alder
  • Reservering oprettes ikke: Materialet skal være hjemme (på hylden) i långivende biblioteker, for at bestilling på eget materiale laves til fjernlån
  • Tilgængelighed lokalt: Bestilsystemet forsøger ikke automatisk fjernlån af eget materiale hvis materialet forventes afleveret i eget bibliotek inden for 14 dage (profil 1) / 10 dage (profil 2)

I BOB-grænsefladen kan bestillinger der er behandlet efter Automatisk fjernlån af egne materialer søges frem i dropdown-listen Automatisk fjernlån.

 


Kontakt

kundeservice.dbc.dk