Aflevering af data fra fag- og forskningsbibliotekerne til DanBib

Sidst opdateret: 23.4.2020

Indhold:

Aflevering til DanBib

Der pr. 1/1 2020 kun én måde at aflevere data til DanBib-basen på:

  1. I netpunkt.dk's DBCs posthus via datafiler og en webformular (understøttes ikke efter 1/1 2020 ff)
  2. Via datafiler og transaktionsfiler med ftp til DBCs posthus - gældende måde 1/1 2020 ff
    Se Vejledning i udformning af transfiler ved ftp-dataoverførsel til DBC - for fag- og forskningsbiblioteker. Vejledningen forudsætter, at du kan bruge ftp.
    En generel gennemgang af ftp-overførsel får du i Overførsel af data til DBCs posthus med ftp.

Poster fra fag- og forskningsbiblioteker og diverse udenlandske leverandører sendes efter modtagelsen direkte til DanBib-systemet. Posterne skal overholde formalia for bibliografiske data fra fag- og forskningsbiblioteker.

Bibliografiske poster for materialer, der ikke udlånes, bør indeholde oplysning om udlånsreglen i den pågældende post. Biblioteket skal vedligeholde lokaliseringsoplysningerne, dvs. fx aflevere en rettepost eller en slettepost, hvis materialet flyttes eller kasseres.

For at minimere antallet af dobbeltposter i DanBib bør posterne leveres løbende og regelmæssigt på et så tidligt tidspunkt som muligt, fx ugentligt.

Posterne afleveres med ejermarkering og lokaliseringsdata. Hvis biblioteket leverer poster/lokaliseringer for andre biblioteker, kan dette ske enten bibliotek for bibliotek eller i form af fællesposter indeholdende alle lokaliseringer. Se nærmere under Hvilken poststruktur kan vælges for datafællesskaber?

Til toppen

Hvilke data kan du aflevere?

Du kan overføre bibliografiske poster. En dataoverførsel består af to filer:

  1. datafilen, som indeholder bibliografiske data (poster)
  2. en lille transaktions-fil, hvis indhold angiver formalia om datafilen,

Til toppen

Hvilke formalia skal dine poster overholde?

Bibliografisk format:

I DanBib er samtlige bibliografiske poster formateret i danMARC2, og bibliotekernes poster valideres ved afleveringen til DanBib-basen i forhold til dette format. Poster der ikke opfylder kravene i danMARC2 afvises. De bliver ikke lagt ind i DanBib, og du får dem retur.

De bibliografiske data skal følge det aktuelle danMARC2-format. DBC afviser poster, der ikke opfylder kravene og returnerer dem med e-mail til den mailadresse, der er angivet i email-parameteren i transfilen. Se nærmere under Behandling af filen på DBCs posthus.

Andre formater: Hvis du har data i MARC21 eller andre formater du gerne vil konvertere til danMARC2, kan du abonnere på konvertering ved hjælp af DBC's konverteringsservice. Se nærmere under Konverteringsservice.

I DanBib er samtlige bibliografiske poster formateret i danMARC2, og bibliotekernes poster valideres ved afleveringen til DanBib-basen i forhold til dette format. Poster der ikke opfylder kravene i danMARC2 afvises. De bliver ikke lagt ind i DanBib, og du får dem retur.

Afgrænsning: Du kan aflevere bibliografiske data på alle materialetyper.

Niveau: Der er ikke defineret et minimumsformat. Katalogiseringsreglerne anbefaler dog, at bibliotekerne medtager mindst et minimum af oplysninger hvad angår afsnittene: Titel/Ophav, Udgave, Publicering/Distribution, Fysisk beskrivelse, Serie, Standardnummer/Anskaffelsesvilkår og de opslag, der hører til disse afsnit.

Du kan se en nærmere beskrivelse af de formatmæssige krav i pkt. 1 under Validering af posterne.

Af hensyn til matchningen i DanBib, hvor forskellige dataleverandørers poster på samme publikation samles til én "klynge", anbefaler DBC, at bibliotekerne genbruger poster fra DanBib, så de bliver matchet korrekt ved afleveringen. ISBN/ISSN, hovedtitel, ophav og årstal (både originalår og genoptrykår) skal være korrekt inddateret for at sikre et godt matchresultat.

Teknisk format:

Som rammeformat kan du vælge mellem linjeformat eller ISO2709-format.

Til toppen

Hvilken poststruktur kan vælges for datafællesskaber?

Der findes to mulige poststrukturer for poster fra biblioteker i et katalog- og datafællesskab.

Enheds(biblioteks)post

Enhedspoststrukturen består i at I fremsender én bibliografisk post, der inkluderer lokaliseringer for alle de biblioteker i fællesskabet, der har den pågældende titel

I praksis foregår det ved at I udpeger en postejer (dataleverandør)
Denne postejers biblioteksnummer skal I benytte ved eksport til DanBib og bibliotek.dk, hvorved det bliver placeret i felt 001 delfelt *b ved indlæggelsen
Derudover indsætter I et felt 096 med delfelt *z biblioteksnummer for alle de biblioteker i fællesskabet, der har titlen.

Postejeren i felt 001 delfelt *b kommer ikke automatisk til at fremstå som en lokalisering på alle de fremsendte poster.

Eksempel på en monografi med 3 lokaliseringer:

001 00*a517806*b876543*fa

004 00*rc*ae

008 00*tm*ur*a1997*z2000*bdk*ldan*v4

009 00*aa*gxx

021 00*a87-14-29427-3*cib.*dkr. 198,00

096 00*a2-101-4009*z876543

096 00*a86*z890040

096 00*z895050

100 00*a@Åmund*hJane*0

245 00*aKlinkevalstrilogien*eJane @Åmund

...

Eksempel på et periodikum med 3 lokaliseringer - men ikke postejeren:

001 00*a16044894*b890070*c20050211145929*d20050113*fa*tFAUST

004 00*rc*ae

008 00*tp*uc*a2005*bdk*ct*hp*ib*ldan*v0

009 00*aa*gxx

022 00*a1604-4894*denkelteksemplarer gratis

082 00*a370.7*c21

096 00*z890290

096 00*z890960

096 00*z891220

245 00*aGjallerhorn*cpædagogisk tidsskrift

255 00*aNr. 1 (2005)-

260 00*aViborg*dRødevej 3, 8800*bCVU Midt-Vest*c2005-

500 00*a3 numre årligt

505 00*aTidsskrift

652 00*m37.17

710 00*0*aCVU Midt-Vest

980 00*y891220*d2005-*nUdlånes ikke

980 00*y890290*d2005, nr. 1-*nNyeste nr. ikke til udlån

For periodika kan felt 980 gentages for hver lokalisering.

Når I benytter enhedspoststrukturen, skal jeres poster altid indeholde mindst ét 096-felt (inkl. delfelt *z) og altid et 096-felt for hvert bibliotek der har titlen.

Når I benytter enhedspoststrukturen, skal hvert 980-felt indeholde et delfelt *y, og der skal være et felt 096 delfelt *z for hvert biblioteksnummer i 980 delfelt *y.

Hvis I vælger denne struktur skal I meddele det til os, da vi skal trimme visningen til at opfatte postejerbiblioteksnummeret som et enhedspostbiblioteksnummer.

Hver sin post

Strukturen med individuelle poster består i, at I fremsender en bibliografisk post for hvert bibliotek i fællesskabet, der har den pågældende titel.

I praksis foregår det ved, at I udtrækker en kopi af posten for hvert bibliotek, som dermed bliver postejer (dataleverandør).
Hver postejers biblioteksnummer bruges ved eksport til DanBib og bibliotek.dk og placeres i felt 001 delfelt *b.

Posten vil ved sin blotte tilstedeværelse fungere som lokalisering for det pågældende bibliotek.

Eksempel på monografi med 3 lokaliseringer i den lokale base:

Post 1:

001 00*a517806*b876543*fa

004 00*rc*ae

008 00*tm*ur*a1997*z2000*bdk*ldan*v4

009 00*aa*gxx

021 00*a87-14-29427-3*cib.*dkr. 198,00

096 00*a2-101-4009*z876543

100 00*a@Åmund*hJane*0

245 00*aKlinkevalstrilogien*eJane @Åmund

...

Post 2:

001 00*a517806*b890040*fa

004 00*rc*ae

008 00*tm*ur*a1997*z2000*bdk*ldan*v4

009 00*aa*gxx

021 00*a87-14-29427-3*cib.*dkr. 198,00

096 00*a86*z890040

100 00*a@Åmund*hJane*0

245 00*aKlinkevalstrilogien*eJane @Åmund

...

Post 3:

001 00*a517806*b895050*fa

004 00*rc*ae

008 00*tm*ur*a1997*z2000*bdk*ldan*v4

009 00*aa*gxx

021 00*a87-14-29427-3*cib.*dkr. 198,00

100 00*a@Åmund*hJane*0

245 00*aKlinkevalstrilogien*eJane @Åmund

...

Eksempel på et periodikum med 3 lokaliseringer i lokalbasen:

Post 1:

001 00*a16044894*b890290*c20050211145929*d20050113*fa*tFAUST

004 00*rc*ae

008 00*tp*uc*a2005*bdk*ct*hp*ib*ldan*v0

009 00*aa*gxx

022 00*a1604-4894*denkelteksemplarer gratis

082 00*a370.7*c21

096 00*z890290

245 00*aGjallerhorn*cpædagogisk tidsskrift

255 00*aNr. 1 (2005)-

260 00*aViborg*dRødevej 3, 8800*bCVU Midt-Vest*c2005-

500 00*a3 numre årligt

505 00*aTidsskrift

652 00*m37.17

710 00*0*aCVU Midt-Vest

980 00*y890290*d2005, nr. 1-*nNyeste nr. ikke til udlån

Post 2:

001 00*a16044894*b890960*c20050211145929*d20050113*fa*tFAUST

004 00*rc*ae

008 00*tp*uc*a2005*bdk*ct*hp*ib*ldan*v0

009 00*aa*gxx

022 00*a1604-4894*denkelteksemplarer gratis

082 00*a370.7*c21

096 00*z890960

245 00*aGjallerhorn*cpædagogisk tidsskrift

255 00*aNr. 1 (2005)-

260 00*aViborg*dRødevej 3, 8800*bCVU Midt-Vest*c2005-

500 00*a3 numre årligt

505 00*aTidsskrift

652 00*m37.17

710 00*0*aCVU Midt-Vest

Post 3:

001 00*a16044894*b891220*c20050211145929*d20050113*fa*tFAUST

004 00*rc*ae

008 00*tp*uc*a2005*bdk*ct*hp*ib*ldan*v0

009 00*aa*gxx

022 00*a1604-4894*denkelteksemplarer gratis

082 00*a370.7*c21

096 00*z891220

245 00*aGjallerhorn*cpædagogisk tidsskrift

255 00*aNr. 1 (2005)-

260 00*aViborg*dRødevej 3, 8800*bCVU Midt-Vest*c2005-

500 00*a3 numre årligt

505 00*aTidsskrift

652 00*m37.17

710 00*0*aCVU Midt-Vest

980 00*y891220*d2005-*nUdlånes ikke

Når I benytter den individuelle poststruktur, behøver jeres poster kun at indeholde et 096-felt delfelt *z hvis felt 096 findes i posten.

Når I benytter den individuelle poststruktur og der er et felt 980, skal hvert 980-felt indeholde delfelt *y, og der skal være et felt 096 (inkl. delfelt *z).

Til toppen

Hvordan afleverer du poster?

Via datafiler og transfiler med ftp til DBCs posthus

Metoden er beskrevet i Vejledning i udformning af transfiler ved ftp-dataoverførsel til DBC - for fag- og forskningsbiblioteker inklusiv eksempler.

Oplysningerne i transfilen er nødvendige af hensyn til en korrekt håndtering af den fremsendte datafil, og det er meget vigtigt, at du angiver dem korrekt.

Det gælder især oplysningerne om rammeformat, danMARC-formattype, tegnsæt og e-mailadressen.

Indholdet af en transfil kan f.eks. se sådan ud:

b=danbib,f=820010.015.sbk,t=iso,c=latin-1,o=marc2,m=ud@sbk.bib.dk
slut

Dokumentation for selve transfil-formatet inkl. alle tilladte parameterværdier kan du se i Transfil-format til udveksling af data med DanBib (PDF).

Til toppen

Hvordan retter og sletter du poster?

Generelt:

Omdrejningspunktet for vedligeholdelse af dine poster i DanBib er indholdet i felt 001 (delfelterne *a og *b) og felt 004 (delfelterne *r og *a).

Felt 004 *r indeholder koden for poststatus. Der findes koderne

  • 'n' (new)
  • 'c' (corrected)
  • 'd' (deleted)

I DanBib skelner vi ikke mellem værdien af koderne 'n' og 'c', da vi afgør om en post er ny eller en rettelse udfra kombinationen af felt 001 *a og *b. Hvis idnummeret i felt 001 *a findes for biblioteket i felt 001 *b, er posten en rettepost. Hvis kombinationen ikke findes i forvejen, er det en ny post i forhold til DanBib-basen.

Koden 'd' respekterer vi, og posten vil blive slettet når den lægges ind.

Vær opmærksom på, at idnummeret i felt 001 *a skal have eksakt samme indhold, som posten i DanBib. Dette gælder også henholdvis store og små bogstaver i idnummeret. Hvis idnummeret indeholder f.eks. et lille 'x' i DanBib, skal rette-/sletteposten også sendes med lille 'x' i felt 001 *a.

Du skal desuden være opmærksom på at du ikke kan slette hovedposter hvis der stadig findes "aktive" bind tilknyttet. Du kan godt slette hovedpost og bindposter på én gang ved at sende dem i samme fil.

På samme måde kan du kun sende nye bindposter, hvis der findes en aktiv hovedpost enten i samme fil eller i DanBib i forvejen.

Du må gerne sende "blandede" filer, der indeholder både nye, rettede og slettede poster.

Rettelser:

En rettelse af en post i DanBib foregår ved at:

  • sende en post med eksakt samme indhold i felt 001 *a og *b som den post, der skal rettes i DanBib, og med 004 *r c (eller n).

Sletninger:

En sletning af en post i DanBib foregår ved at:

  • sende en post med eksakt samme indhold i felt 001 *a og *b som den post, der skal slettes i DanBib, og med 004 *r d.

Et eksempel:

001 00 *a x722005309 *b 876543 *f a

004 00 *r d *a e

Om du sender en slettepost som den fulde post eller kun som en minipost med felterne 001 og 004, er uden betydning for DanBib.

Det vigtigste er at felt 001 *a og *b sendes med eksakt samme indhold som den post, der skal slettes i DanBib.

Du sender rette- og sletteposter til DanBib ved at sende en fil til DBCs posthus som beskrevet under punktet Hvordan afleverer du poster?

Til toppen

Behandling af filen på DBCs posthus

  • I DBC's posthus tjekkes det løbende, om der er kommet nye datafiler.
  • De enkelte datafiler tjekkes for fejl i forhold til rammeformatet:
    • efter tjekket sendes en e-mail fra den såkaldte Postmester til afsenderen med status OK, og filen sendes videre til den såkaldte Baseindlægger der er næste "dims" i indlæggelsesprocessen.
    • hvis én eller flere poster ikke overholder formatet, afvises de fejlbehæftede poster, og medsendes inklusiv besked om fejlens art i den e-mail, der sendes til afsenderen.
  • Baseindlæggerens opgave er at validere posterne i forhold til danMARC2, og efter endt validering oprettes der en resultatfil med oplysning om antallet af godkendte poster, med de afviste poster og med oplysning om hvilke fejl, der er tale om. Resultatfilen e-mailes til afsenderen og kan også ses i DBC's posthus.
  • Hvis mailen med resultatfilen ikke kan sendes af tekniske årsager, bliver biblioteket kontaktet af den ansvarlige for Data-ind for forskningsbiblioteker: Bodil Dalgaard-Møller.

Baseindlæggerens fejlmeddelelser er ikke altid umiddelbart gennemskuelige. Vi har samlet eksempler på nogle af de mere kryptiske fejl, som vi har lagt sammen med forslag til, hvad fejlmeddelelserne reelt kan dække over i Eksempler på poster afvist af Baseindlæggeren.

Til toppen

Arbejdsgange

Poster i danMARC2:

Når DBC modtager en datafil på DBCs posthus, tjekkes den medfølgende transfil for formatoplysninger (o=parameteren). Hvis filen indeholder poster i danMARC2-format, gennemløbes den af et lille forbehandlingsprogram, som indsætter data, der er nødvendige i DanBib.
Posterne valideres herefter i forhold til danMARC2. Hvis posterne ikke opfylder kravene, får du dem retur.

Poster i MARC21:

Når DBC modtager en datafil på DBCs posthus, tjekkes den medfølgende transfil for formatoplysninger (o=parameteren). Hvis filen efter forudgående aftale indeholder poster i MARC21, konverteres de til danMARC2 i et forbehandlingsprogram.
Posterne gennemløber derefter det samme lille forbehandlingsprogram som danMARC2-posterne og valideres herefter i forhold til danMARC2. Hvis posterne ikke opfylder kravene, får du dem retur.

Til toppen

Validering af posterne

1. Obligatoriske felter/delfelter

De indberettede poster skal indeholde følgende felter/delfelter:

001 00 a Lokalt ID-nummer
001 00 f Format
004 00 a Kode for bibliografisk posttype
004 00 r Kode for poststatus
008 00 t Kode for bibliografisk kategori (kun p er obligatorisk)
009 00 a Kode for generel materialebetegnelse
009 00 g Kode for specifik materialebetegnelse
    (kun enkeltstående poster og hovedposter)
245 00 a Hovedtitel/sektionstitel/bindtitel
    Undtagelse:
    I bindposter skal delfelt a, g eller begge forekomme

2. Validering i øvrigt

Der foretages modulus 11-check i følgende felter:

021 00 a ISBN
022 00 a ISSN

Der foretages modulus 13-check i følgende felter:

021 00 e ISBN

Der foretages tjek på valide datoer og årstal i følgende felter:

001 00 c Ajourføringstidspunkt
001 00 d Første oprettelsesdato
008 00 a Udgivelsesår
008 00 z Efterfølgende udgivelsesår

Derudover tjekkes alle felt- og delfeltnavne i forhold til danMARC2-formatet i forhold til:

  • må feltet/delfeltet forekomme
  • er feltet/delfeltet obligatorisk
  • må feltet/delfeltet gentages
  • må feltet/delfeltet kun forekomme i bestemte posttyper (f.eks. 022 kun i periodikaposter)
  • skal feltet/delfeltet altid forekomme samtidigt med et andet felt/delfelt
  • må feltet/delfeltet aldrig forekomme samtidigt med et andet felt/delfelt

Der foretages tjek på alle de koder, der benyttes i felterne 001-009's delfelter.

Det tjekkes om linkfeltet 014 findes i bind- og sektionsposter og om ID-nummeret i linkfeltets delfelt a modsvares i en overliggende post fra biblioteket.

Validering 2016 ff - en stramning

Begrundelsen for at indføre en strammere validering var, at brønden understøtter både bibliotek.dk's, DanBibs og folkebibliotekernes lokale brug af posterne.

Denne multifunktion for de bibliografiske data kræver, at data opfylder danMARC2-formatets krav, da det er praktisk taget umuligt at lave individuelle håndteringstilpasninger i diverse grænsefladepræsentationer.

 

Eksempler på fejltyper opstået ved stramningen

  • Forekomst af 009 *a og *g i sektions- og bindposter
  • Tegnsætfejl, hvor @-encodningen ikke repræsenterer en korrekt unicode-værdi (fx @Schneider som udgiver)
  • Forkert rækkefølge af store og små delfelter ved validering (fx 440 ... *vnr. 50 *V 50)
  • Manglende lille delfelt efter et stort delfelt (fx 710 *Arbejdstilsynet) - mangler reelt en delfeltkode
  • Brug af delfeltkoderne 0-9 i lokalt definerede felter, hvor kun delfeltkoderne a-z er tilladte
  • Forekomst af flere koder i ét delfelt i felterne 004-008 (fx 008 *tma)
  • Brug af felt 500 i monografiposter - må kun bruges i periodikaposter
  • Manglende indhold i andre delfelter end *i (Indledende tekst) i fx 5xx-felterne og 86x-felterne
  • Ulovligt delfeltindhold i felt 020 *a (fx 020 *aGBA) - skal være en landekode (fx gb)
  • Manglende delfelt *a i forfatterfelterne (fx 700 *hPeter - efternavnet står typisk i foregående 700-felt)

Til toppen